Pessoas ultra produtivas adotam hábitos que maximizam sua eficiência, como não tocar duas vezes nas tarefas, preparar o dia seguinte antes de sair, e enfrentar as tarefas mais desafiadoras logo pela manhã. Elas evitam distrações, mantêm o foco em reuniões, e declinam compromissos que não estão alinhados com seus objetivos principais. Além disso, organizam a verificação de e-mails, evitam multitarefas, e utilizam tecnologia para automatizar processos, delegando tarefas e se desconectando quando necessário para direcionar sua energia ao que realmente importa.
Pessoas ultra produtivas têm um jeito especial de fazer o tempo render mais. Elas não têm superpoderes, mas sabem como usar o tempo de forma inteligente. Se você já se perguntou como algumas pessoas conseguem fazer tanto em tão pouco tempo, este artigo é para você. Vamos explorar os 11 hábitos que essas pessoas praticam diariamente para manter a produtividade em alta.
Não Toque Duas Vezes nas Coisas
Pessoas ultra produtivas têm um lema: não toque duas vezes nas coisas. Isso significa que, ao lidar com uma tarefa, elas a resolvem na hora, em vez de adiá-la para depois. Imagine que você recebe um e-mail importante. Em vez de deixá-lo na caixa de entrada para lidar mais tarde, você deve decidir rapidamente se vai responder, delegar ou descartar.
Essa abordagem evita o acúmulo de tarefas e reduz o estresse. Quando você revisita a mesma tarefa várias vezes, perde tempo e energia que poderiam ser usados em outros projetos. Ao adotar esse hábito, você mantém o fluxo de trabalho contínuo e eficiente, garantindo que nada fique pendente por muito tempo.
Portanto, da próxima vez que algo chamar sua atenção, lembre-se: resolva imediatamente ou decida o próximo passo. Isso não só aumenta sua produtividade, mas também libera tempo para se concentrar em tarefas mais importantes e estratégicas.
Prepare o Dia Seguinte Antes de Sair
Uma das estratégias mais eficazes para garantir um dia produtivo é preparar o dia seguinte antes de sair do trabalho. Ao final de cada jornada, reserve alguns minutos para planejar suas atividades do próximo dia. Isso não só ajuda a reforçar o que você já realizou, mas também define um rumo claro para o que vem pela frente.
Essa prática envolve revisar sua lista de tarefas, priorizar o que é mais urgente e importante, e organizar sua mesa ou espaço de trabalho. Ao fazer isso, você começa o dia seguinte com clareza e propósito, sabendo exatamente por onde começar. Isso elimina a indecisão matinal e coloca você em um estado de prontidão para enfrentar os desafios do dia.
Além disso, ao preparar o dia seguinte, você vai para casa com a sensação de dever cumprido e a mente tranquila, sabendo que tudo está sob controle. Esse pequeno hábito pode transformar sua rotina e aumentar significativamente sua produtividade.
Coma Sapos
Você já ouviu falar na expressão “comer sapos”? Trata-se de uma metáfora para enfrentar as tarefas mais difíceis e desagradáveis logo no início do dia.
Ultra produtivas pessoas adotam essa estratégia para evitar a procrastinação e garantir que o restante do dia flua de maneira mais leve e eficiente.
Ao começar o dia com a tarefa mais desafiadora, você se livra de um grande peso e libera energia para se concentrar em atividades que lhe trazem mais prazer e motivação.
Isso não apenas aumenta sua eficiência, mas também melhora seu humor e disposição.
Para aplicar essa técnica, identifique o que mais teme ou evita e faça disso a sua primeira missão do dia.
Depois de “comer o sapo”, você terá uma sensação de realização que impulsionará sua produtividade para o resto do dia.
Experimente e veja como essa simples prática pode transformar sua rotina!
Combata a Tirania do Urgente
A tirania do urgente é um dos maiores inimigos da produtividade. Trata-se da tendência de focar em tarefas que parecem urgentes, mas que na verdade têm pouco impacto a longo prazo. Pessoas ultra produtivas sabem identificar e combater essa armadilha, priorizando o que realmente importa.
Para evitar cair na tirania do urgente, é crucial aprender a diferenciar entre o que é urgente e o que é importante. Muitas vezes, as tarefas urgentes são apenas interrupções que desviam nossa atenção do que realmente contribui para nossos objetivos. Ao reconhecer isso, você pode delegar ou adiar essas tarefas, focando no que traz resultados significativos.
Uma dica prática é começar o dia revisando suas metas e prioridades, garantindo que as tarefas importantes estejam no topo da sua lista. Isso ajuda a manter o foco e a evitar que as urgências do dia a dia dominem sua agenda. Lembre-se, a chave é trabalhar com inteligência, não apenas com rapidez.
Mantenha o Foco nas Reuniões
Reuniões podem ser grandes vilãs da produtividade se não forem bem gerenciadas. Para garantir que elas sejam eficazes, é fundamental manter o foco e seguir uma agenda bem definida. Pessoas ultra produtivas sabem que uma reunião sem direção clara pode se prolongar indefinidamente, consumindo tempo valioso.
Antes de começar uma reunião, estabeleça um objetivo claro e compartilhe a agenda com todos os participantes. Isso ajuda a manter todos alinhados e focados nos tópicos que realmente importam. Durante a reunião, seja disciplinado em seguir a agenda e não tenha medo de intervir se a discussão começar a se desviar.
Além disso, defina um tempo limite para cada reunião. Ao saber que há um prazo a ser respeitado, os participantes tendem a ser mais objetivos e eficientes. Após a reunião, faça um breve resumo dos pontos discutidos e das ações a serem tomadas, garantindo que todos saiam com clareza sobre os próximos passos.
Diga Não
Saber dizer não é uma habilidade essencial para manter a produtividade. Pessoas ultra produtivas não têm medo de recusar tarefas ou compromissos que não se alinham com seus objetivos principais. Ao fazer isso, elas protegem seu tempo e energia para se concentrar no que realmente importa.
Quando você diz sim a tudo, acaba sobrecarregado e incapaz de dar o melhor de si. Aprender a dizer não de forma educada e assertiva é crucial. Em vez de usar frases como “acho que não posso” ou “não tenho certeza”, seja direto e claro em sua recusa.
Ao priorizar seus compromissos atuais, você não só melhora sua eficiência, mas também reduz o estresse e o risco de burnout. Lembre-se, dizer não é uma maneira de honrar suas prioridades e compromissos existentes, garantindo que você possa cumpri-los com excelência.
Verifique E-mails em Horários Designados
Para aumentar a produtividade, é crucial verificar e-mails em horários designados. Pessoas ultra produtivas sabem que deixar as notificações de e-mail interromperem constantemente o fluxo de trabalho pode ser um grande desperdício de tempo e foco.
Em vez de checar os e-mails a todo momento, defina horários específicos ao longo do dia para essa tarefa. Pode ser no início do dia, após o almoço e antes de encerrar o expediente. Isso ajuda a manter a atenção nas atividades mais importantes sem ser interrompido a todo momento.
Além disso, use recursos como filtros para priorizar mensagens de remetentes importantes, e configure respostas automáticas para informar quando você estará disponível para responder. Assim, você mantém o controle da sua caixa de entrada e garante que o e-mail não se torne uma distração constante.
Não Faça Multitarefa
O mito da multitarefa como uma habilidade produtiva foi desmascarado por várias pesquisas. Pessoas ultra produtivas entendem que tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, na verdade, reduz a eficiência e a qualidade do trabalho.
Quando você tenta realizar múltiplas tarefas simultaneamente, seu cérebro não consegue focar adequadamente em nenhuma delas. Isso leva a erros, esquecimentos e uma diminuição geral na qualidade do trabalho. Estudos da Universidade de Stanford mostram que quem faz multitarefa regularmente tem mais dificuldade em filtrar informações irrelevantes e se concentrar.
Para ser mais produtivo, concentre-se em uma tarefa de cada vez. Dê a ela sua atenção total até que seja concluída, e só então passe para a próxima. Essa abordagem não só melhora a qualidade do seu trabalho, mas também pode reduzir o estresse e aumentar a satisfação ao completar tarefas com eficácia.
Desconecte-se
Em um mundo hiperconectado, saber quando e como desconectar-se é uma habilidade essencial para manter a produtividade.
Pessoas ultra produtivas entendem que, para realizar tarefas de alta prioridade, é preciso evitar distrações.
Desconectar-se não significa apenas desligar notificações ou evitar redes sociais, mas também criar um ambiente onde você possa trabalhar sem interrupções.
Isso pode incluir reservar um tempo específico do dia para se desconectar completamente do e-mail e do telefone, permitindo que você se concentre totalmente na tarefa em mãos.
Uma estratégia eficaz é ter um “filtro de emergência” – uma pessoa de confiança que possa contatá-lo apenas se algo realmente urgente acontecer.
Dessa forma, você pode trabalhar com a mente tranquila, sabendo que será alertado apenas se for absolutamente necessário.
Ao se desconectar estrategicamente, você aumenta sua capacidade de concentração e a qualidade do seu trabalho.
Delegue
Delegar é uma habilidade fundamental para qualquer pessoa que deseja ser ultra produtiva. Ao delegar tarefas, você libera tempo e energia para se concentrar em atividades que realmente exigem sua atenção e expertise.
Pessoas ultra produtivas sabem que não precisam fazer tudo sozinhas. Elas confiam em suas equipes e colegas para realizar tarefas que podem ser executadas por outros. Isso não só ajuda a distribuir a carga de trabalho, mas também empodera os membros da equipe, permitindo que eles cresçam e desenvolvam suas habilidades.
Para delegar de forma eficaz, é importante comunicar claramente as expectativas e fornecer os recursos necessários para que a tarefa seja concluída com sucesso. Além disso, acompanhar o progresso sem microgerenciar garante que a tarefa seja realizada conforme esperado. Ao delegar, você otimiza seu tempo e aumenta a eficiência de toda a equipe.
Use a Tecnologia a Seu Favor
Em um mundo onde a tecnologia é frequentemente vista como uma fonte de distração, é crucial aprender a usar a tecnologia a seu favor para impulsionar a produtividade.
Pessoas ultra produtivas sabem como aproveitar ferramentas tecnológicas para otimizar seu tempo e esforço.
Existem inúmeros aplicativos e softwares projetados para ajudar na gestão de tarefas, organização de e-mails, e até mesmo no controle do tempo. Aplicativos como Trello ou Asana, por exemplo, permitem que você organize suas tarefas e projetos de maneira visual e colaborativa, facilitando o acompanhamento do progresso.
Além disso, o uso de automações pode ser um grande aliado. Ferramentas como o IFTTT (If This Then That) permitem que você automatize tarefas repetitivas, liberando tempo para se concentrar em atividades mais importantes. Configure alertas para eventos críticos, como um e-mail de um cliente importante ou uma atualização de projeto, e elimine a necessidade de monitoramento constante.
Ao adotar a tecnologia de maneira estratégica, você transforma possíveis distrações em poderosos aliados para aumentar sua eficiência e alcançar seus objetivos com mais facilidade.
Conclusão
Adotar hábitos de produtividade pode transformar sua rotina e aumentar significativamente sua eficiência. Desde não tocar duas vezes nas coisas até usar a tecnologia a seu favor, cada estratégia mencionada tem o potencial de liberar tempo e energia preciosos.
É importante lembrar que a produtividade não é sobre trabalhar mais, mas sim sobre trabalhar de forma mais inteligente. Ao priorizar tarefas, delegar quando necessário, e aprender a dizer não, você cria um ambiente de trabalho mais focado e menos estressante.
Incorporar esses hábitos pode parecer desafiador no começo, mas com o tempo, eles se tornam parte natural de sua rotina. O resultado? Mais tempo para se dedicar ao que realmente importa e uma sensação de realização ao final de cada dia. Experimente essas estratégias e veja como sua produtividade pode atingir novos patamares.
FAQ – Perguntas Frequentes sobre Produtividade
Por que não devo tocar duas vezes nas coisas?
Tocar duas vezes nas coisas consome tempo e energia. Ao resolver tarefas imediatamente, você evita acúmulos e mantém o fluxo de trabalho eficiente.
Como posso preparar o dia seguinte de forma eficaz?
Reserve alguns minutos no final do dia para revisar suas tarefas e prioridades, garantindo que você comece o próximo dia com clareza e propósito.
O que significa ‘comer sapos’?
‘Comer sapos’ é enfrentar a tarefa mais difícil logo no início do dia, evitando procrastinação e liberando energia para atividades mais agradáveis.
Como posso combater a tirania do urgente?
Priorize tarefas importantes sobre as urgentes, delegue ou adie interrupções que não contribuem para seus objetivos de longo prazo.
Qual é a importância de dizer não?
Dizer não preserva seu tempo e energia para compromissos que realmente importam, evitando sobrecarga e melhorando a eficiência.
Como a tecnologia pode ajudar na produtividade?
Use aplicativos de gestão de tarefas e automações para organizar seu trabalho e liberar tempo para atividades mais importantes.
Fonte: https://www.entrepreneur.com/living/11-things-ultra-productive-people-do-differently/248063
Daniel Sereno é especialista em inteligência emocional aplicada ao mundo corporativo. Apaixonado por transformar teorias em práticas cotidianas, ele se dedica a mostrar como o equilíbrio emocional pode elevar a produtividade e o bem-estar de profissionais de todas as áreas.
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